Ένα έγγραφο μπορεί να έχει μεταφραστεί άψογα και παρ’ όλα αυτά να απαιτείται μια ακόμη τυπική διαδικασία για να το δεχτεί μια αρχή. Η ασφαλέστερη αφετηρία είναι να προσδιοριστούν το είδος του εγγράφου, η χώρα έκδοσης, η χώρα προορισμού και οι ακριβείς απαιτήσεις της υπηρεσίας όπου θα κατατεθεί.
Τι είναι επίσημη μετάφραση;
Επίσημη είναι η μετάφραση που συντάσσεται και πιστοποιείται με τρόπο αναγνωρισμένο για τη συγκεκριμένη διοικητική ή νομική χρήση. Αποδίδει τις πληροφορίες του πρωτοτύπου, μαζί με τις σχετικές σφραγίδες, υπογραφές και σημειώσεις, και συνοδεύεται από την απαιτούμενη βεβαίωση. Δεν βεβαιώνει από μόνη της τη γνησιότητα του πρωτοτύπου, δεν αποδεικνύει την αλήθεια του περιεχομένου του και δεν υποκαθιστά τυχόν χωριστή απαίτηση επικύρωσης.
Στην Ελλάδα, ανάλογα με την περίπτωση, τη μετάφραση μπορεί να αναλάβει μεταφραστής του Μητρώου Πιστοποιημένων Μεταφραστών του ΥΠΕΞ ή δικηγόρος που πληροί τις νόμιμες προϋποθέσεις. Μπορεί επίσης να την αναλάβει πτυχιούχος του Τμήματος Ξένων Γλωσσών, Μετάφρασης και Διερμηνείας του Ιονίου Πανεπιστημίου με ειδίκευση στη μετάφραση. Η OMADA συντονίζει επιλεγμένα έργα επίσημης μετάφρασης με επαγγελματίες αυτών των κατηγοριών και επιβεβαιώνει την κατάλληλη διαδικασία για το έγγραφο και τη χρήση του.
Πότε χρειάζεται;
Επίσημη μετάφραση ζητείται συχνά για ληξιαρχικές πράξεις και πιστοποιητικά, τίτλους σπουδών, δικαστικές αποφάσεις και δικόγραφα, διοικητικές βεβαιώσεις, πληρεξούσια, συμβάσεις και εταιρικά έγγραφα. Ωστόσο, το ότι ένα έγγραφο είναι σημαντικό δεν σημαίνει ότι κάθε αποδέκτης θα ζητήσει επίσημη μετάφραση: ορισμένες αρχές δέχονται το πρωτότυπο σε άλλη γλώσσα, ενώ άλλες ορίζουν συγκεκριμένο τρόπο πιστοποίησης ή μορφή.
Πριν ξεκινήσετε, ρωτήστε την αρχή παραλαβής ποια γλώσσα και μορφή μετάφρασης δέχεται, αν χρειάζεται πρωτότυπο ή επικυρωμένο αντίγραφο και αν ζητείται χωριστή επικύρωση. Πριν αρχίσει η μετάφραση, στείλτε μας για έλεγχο όλες τις σελίδες, τις πίσω όψεις, τις σφραγίδες και τα συνημμένα.
Τι είναι η επισημείωση Apostille;
Η Apostille, ή Σφραγίδα της Χάγης, είναι πιστοποιητικό που εκδίδει η αρμόδια αρχή της χώρας προέλευσης ενός δημόσιου εγγράφου βάσει της Σύμβασης της Χάγης του 1961. Βεβαιώνει την προέλευση: τη γνησιότητα της υπογραφής, την ιδιότητα του υπογράφοντος και, όπου υπάρχει, τη σφραγίδα. Δεν πιστοποιεί την ορθότητα του κειμένου, δεν κατοχυρώνει τις έννομες συνέπειές του στο εξωτερικό και δεν είναι μετάφραση.
Όταν δημόσιο έγγραφο μιας συμβαλλόμενης χώρας πρόκειται να χρησιμοποιηθεί σε άλλη συμβαλλόμενη χώρα, η Apostille μπορεί να αντικαταστήσει την προξενική επικύρωση. Τίθεται στο δημόσιο έγγραφο ή σε κατάλληλο επικυρωμένο αντίγραφό του από αρμόδια αρχή της χώρας έκδοσης, όχι από μεταφραστικό γραφείο. Για ορισμένα επιλέξιμα ελληνικά ψηφιακά έγγραφα διατίθεται ηλεκτρονική επισημείωση μέσω gov.gr.
Πότε δεν χρειάζεται ή δεν αρκεί η Apostille;
Ορισμένα δημόσια έγγραφα που κυκλοφορούν μεταξύ κρατών μελών της ΕΕ απαλλάσσονται από την Apostille βάσει του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/1191. Για έγγραφα που εμπίπτουν σε αυτόν, πολύγλωσσο τυποποιημένο έντυπο μπορεί επίσης να απαλλάξει από την υποχρέωση μετάφρασης· σε εξαιρετικές περιπτώσεις μπορεί να ζητηθεί μετάφραση. Άλλοι διμερείς ή πολυμερείς κανόνες ενδέχεται να προβλέπουν πρόσθετες απαλλαγές. Ελέγξτε το συγκεκριμένο έγγραφο και τον προορισμό του, αντί να θεωρείτε ότι όλα τα διασυνοριακά έγγραφα απαιτούν τα ίδια βήματα.
Όταν η Σύμβαση της Χάγης δεν εφαρμόζεται, η αρχή παραλαβής μπορεί να ζητήσει προξενική επικύρωση ή άλλη διαδικασία. Η Apostille δεν μετατρέπει τη μετάφραση σε «επίσημη»: η πιστοποίηση του πρωτοτύπου και η πιστοποίηση της μετάφρασης είναι διαφορετικά βήματα. Για αλλοδαπά δημόσια έγγραφα που υποβάλλονται σε ελληνικές αρχές, η απαιτούμενη επικύρωση προηγείται συνήθως της επίσημης μετάφρασης.
Από και προς τα ελληνικά: τι ισχύει στον προορισμό;
Η OMADA προσφέρει την υπηρεσία για επιλεγμένους γλωσσικούς συνδυασμούς από και προς τα ελληνικά. Η διαθεσιμότητα και ο τρόπος πιστοποίησης εξαρτώνται από τον γλωσσικό συνδυασμό, το έγγραφο και τη χρήση του. Για μεταφράσεις προς ξένη γλώσσα, η αποδοχή κρίνεται με βάση τους κανόνες και την πρακτική των αρχών της χώρας όπου θα υποβληθούν. Πριν από την ανάθεση, ζητήστε τις απαιτήσεις της αρχής παραλαβής: μια μετάφραση πιστοποιημένη στην Ελλάδα ή επικυρωμένη από δικηγόρο δεν γίνεται αυτομάτως δεκτή παντού.
Στείλτε μας ολόκληρο το έγγραφο, τη χώρα έκδοσης και προορισμού, την αρχή παραλαβής, τη γλώσσα που ζητείται, τυχόν γραπτές οδηγίες και την προθεσμία. Θα προτείνουμε την κατάλληλη ροή μετάφρασης και θα επισημάνουμε ποια χωριστά βήματα επικύρωσης χρειάζονται επιβεβαίωση από την αρμόδια αρχή.
Πριν στείλετε το έγγραφο
- Προσδιορίστε ακριβώς την αρχή όπου θα κατατεθεί.
- Επιβεβαιώστε τη γλώσσα και τον αποδεκτό τύπο μετάφρασης.
- Ρωτήστε αν το πρωτότυπο χρειάζεται Apostille, άλλη επικύρωση ή τίποτε από τα δύο.
- Στείλτε καθαρά αντίγραφα όλων των όψεων, σφραγίδων και συνημμένων.
Η αρχή παραλαβής κρίνει αν μια συγκεκριμένη υποβολή πληροί τις απαιτήσεις της. Για ορισμένα δημόσια έγγραφα εντός ΕΕ εφαρμόζονται και οι κανόνες αποδοχής του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/1191.