Πριν ζητήσετε επίσημη μετάφραση, χρειάζεται να γνωρίζετε πού θα κατατεθεί το έγγραφο και σε ποια χώρα. Οι απαιτήσεις διαφέρουν ανά διαδικασία και δεν μπορούν να συναχθούν μόνο από τον τίτλο του εγγράφου. Λίγα λεπτά προετοιμασίας γλιτώνουν συχνά μια δεύτερη υποβολή.
Ρωτήστε πρώτα την αρχή παραλαβής
Η υπηρεσία που θα παραλάβει το έγγραφο είναι εκείνη που ορίζει τι θα κάνει δεκτό. Ένα πιστοποιητικό που προορίζεται για προξενείο, πανεπιστήμιο ή δικαστήριο μπορεί να χρειάζεται διαφορετική μορφή, ακόμη κι αν το περιεχόμενο είναι το ίδιο. Γι’ αυτό η πρώτη ερώτηση δεν είναι «πόσο κοστίζει», αλλά «τι ακριβώς ζητείται».
Πριν από την παραγγελία, επιβεβαιώστε με την αρχή παραλαβής:
- ποια γλώσσα ή ποιες γλώσσες δέχεται·
- αν απαιτεί συγκεκριμένη μορφή μετάφρασης ή βεβαίωσης·
- αν χρειάζεται το πρωτότυπο, επικυρωμένο αντίγραφο ή ψηφιακό αρχείο·
- αν απαιτείται επισημείωση (Apostille) ή άλλη επικύρωση στο πρωτότυπο·
- αν υπάρχει προθεσμία ή ορισμένος τρόπος υποβολής.
Κρατήστε την απάντηση της υπηρεσίας γραπτώς, ακόμη και ως απλό email ή στιγμιότυπο από την ιστοσελίδα της. Έτσι η εργασία σχεδιάζεται από την αρχή με βάση την πραγματική ανάγκη και δεν χάνεται χρόνος σε ακατάλληλη μορφή παράδοσης.
Μετάφραση και επικύρωση είναι χωριστά βήματα
Η μετάφραση δεν μπορεί από μόνη της να υποκαταστήσει άλλη πράξη που απαιτείται για το πρωτότυπο, όπως συγκεκριμένη επικύρωση ή μορφή υποβολής. Αυτή είναι ίσως η συχνότερη παρεξήγηση: μια άψογη μετάφραση δεν «επικυρώνει» το έγγραφο από το οποίο προέρχεται.
Για δημόσια έγγραφα που θα χρησιμοποιηθούν σε άλλη χώρα, συχνά ζητείται η επισημείωση της Σύμβασης της Χάγης του 1961 ↗ (Apostille). Την εκδίδει η αρμόδια αρχή της χώρας έκδοσης και βεβαιώνει την προέλευση του εγγράφου, δηλαδή τη γνησιότητα της υπογραφής και την ιδιότητα του υπογράφοντος· δεν βεβαιώνει την ορθότητα του περιεχομένου ούτε αποτελεί μετάφραση. Περισσότερα θα βρείτε στον οδηγό μας για την επίσημη μετάφραση και την Apostille.
Μεταξύ κρατών μελών της ΕΕ, ορισμένα δημόσια έγγραφα, όπως πράξεις γέννησης, γάμου ή λευκό ποινικό μητρώο, γίνονται δεκτά χωρίς επισημείωση βάσει του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/1191. Η πύλη Your Europe εξηγεί πότε μπορεί να συνοδεύει το έγγραφο πολύγλωσσο τυποποιημένο έντυπο ↗ αντί για μετάφραση. Αν η εξαίρεση ισχύει στη δική σας περίπτωση, το επιβεβαιώνει η αρχή παραλαβής.
Στείλτε ολόκληρο το έγγραφο
Η πίσω όψη, οι σφραγίδες, οι υπογραφές, οι χειρόγραφες σημειώσεις και τα συνημμένα μπορεί να αποτελούν μέρος του εγγράφου. Μια επίσημη μετάφραση αποδίδει και αυτά τα στοιχεία, όχι μόνο το κυρίως κείμενο. Αν λείπει μια σελίδα, η μετάφραση δεν θα αντιστοιχεί πλήρως στο πρωτότυπο που θα κατατεθεί.
Καθαρές σαρώσεις όλων των φυσικών σελίδων επιτρέπουν σωστό υπολογισμό κόστους και ελαχιστοποιούν τις αμφιβολίες κατά την εργασία. Πρακτικές οδηγίες για τη λήψη και την αποστολή αρχείων θα βρείτε στο άρθρο πώς να στείλετε έγγραφα για μετάφραση.
Ελέγξτε τα προσωπικά στοιχεία
Συγκρίνετε ονόματα, ημερομηνίες και αριθμούς με τα έγγραφα που θα συνοδεύουν τη μετάφραση, για παράδειγμα το διαβατήριο ή ένα άλλο πιστοποιητικό του ίδιου φακέλου. Η λατινική γραφή ενός ονόματος πρέπει να είναι συνεπής σε όλα τα έγγραφα που θα υποβληθούν μαζί.
Αν το πρωτότυπο περιέχει διαφορετικές γραφές, διορθώσεις ή αλλοιώσεις, ενημερώστε τον υπεύθυνο έργου πριν από την οριστικοποίηση. Ο μεταφραστής αποδίδει ό,τι αναγράφεται και δεν διορθώνει σιωπηρά το πρωτότυπο, όπως εξηγούμε και για τις ληξιαρχικές πράξεις και τα πιστοποιητικά.
Λίστα ελέγχου πριν από την παραγγελία
- Καταγράψτε αρχή και χώρα παραλαβής. Ονομάστε τη συγκεκριμένη υπηρεσία και τη διαδικασία για την οποία προορίζεται το έγγραφο.
- Επιβεβαιώστε τη μορφή. Γλώσσα, τύπος μετάφρασης, πρωτότυπο ή αντίγραφο, έντυπη ή ψηφιακή υποβολή.
- Ελέγξτε τις πράξεις στο πρωτότυπο. Ρωτήστε αν χρειάζεται Apostille ή άλλη επικύρωση και σε ποιο στάδιο.
- Σαρώστε όλες τις όψεις. Συμπεριλάβετε πίσω σελίδες, σφραγίδες και συνημμένα.
- Ελέγξτε ονόματα και αριθμούς. Δώστε την τεκμηριωμένη γραφή ονομάτων και επισημάνετε αποκλίσεις.
- Στείλτε τις γραπτές οδηγίες. Επισυνάψτε ό,τι σας έχει δώσει η υπηρεσία μαζί με το έγγραφο.
Η OMADA συντονίζει επίσημες μεταφράσεις σε συνεργασία με επαγγελματίες που πληρούν τις προϋποθέσεις για κάθε περίπτωση. Αν τα αρχεία περιέχουν ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα, δείτε και τις πρακτικές για την ασφαλή αποστολή εγγράφων.
Περισσότερες πηγές: HCCH, Apostille Section ↗ και κείμενο της Σύμβασης της 5ης Οκτωβρίου 1961 ↗· Your Europe, Αποδοχή των δημόσιων εγγράφων σας στην ΕΕ ↗. Το άρθρο δίνει γενικές πρακτικές οδηγίες· τις τυπικές απαιτήσεις κάθε διαδικασίας τις ορίζει η αρχή παραλαβής.