Ένα πιστοποιητικό φαίνεται σύντομο, αλλά περιλαμβάνει πεδία, συντομογραφίες και ενδείξεις που πρέπει να μεταφερθούν με συνέπεια. Ληξιαρχικές πράξεις γέννησης, γάμου ή θανάτου, πιστοποιητικά οικογενειακής κατάστασης και άλλα παρόμοια έγγραφα έχουν δομή που ο τελικός αναγνώστης χρησιμοποιεί για να εντοπίσει την πληροφορία που χρειάζεται.
Κρατήστε τη δομή
Πίνακες, επικεφαλίδες και πεδία χρειάζονται καθαρή αντιστοίχιση με το πρωτότυπο. Δεν αρκεί μια παράγραφος που συγκεντρώνει μόνο τα κύρια στοιχεία, γιατί ο υπάλληλος που θα παραλάβει τη μετάφραση πρέπει να μπορεί να συγκρίνει πεδίο προς πεδίο.
Ελέγχονται επίσης αριθμοί καταχώρισης, τόμος και πράξη, ημερομηνίες έκδοσης και τυχόν μεταγενέστερες μεταβολές. Οι πλαγιογραφήσεις και οι σημειώσεις στο περιθώριο, για παράδειγμα για αλλαγή ονόματος ή λύση γάμου, αποτελούν μέρος του εγγράφου και μεταφράζονται.
Οι συντομογραφίες αναλύονται μόνο όταν η σημασία τους είναι βέβαιη· διαφορετικά διατηρούνται όπως είναι, με σύντομη επεξήγηση όπου χρειάζεται. Σφραγίδες, υπογραφές και λογότυπα περιγράφονται στη θέση τους, ώστε ο αναγνώστης να γνωρίζει τι υπάρχει στο πρωτότυπο ακόμη κι αν δεν μεταφράζεται λέξη προς λέξη.
Συμφωνήστε τη γραφή ονομάτων
Η απόδοση προσωπικών ονομάτων και τοπωνυμίων πρέπει να είναι συνεπής με τα συνοδευτικά έγγραφα, όπου υπάρχουν, όπως διαβατήριο ή προηγούμενες μεταφράσεις του ίδιου φακέλου. Αν έχετε τεκμηριωμένη λατινική γραφή του ονόματός σας, στείλτε τη μαζί με το έγγραφο.
Τα ελληνικά πιστοποιητικά περιλαμβάνουν συχνά πεδία όπως όνομα πατέρα, όνομα μητέρας και επώνυμο γένους. Τα πεδία αυτά δεν έχουν πάντα άμεσο αντίστοιχο στα έγγραφα άλλων χωρών, γι’ αυτό αποδίδονται με σαφή ετικέτα και όχι με ελεύθερη περιγραφή.
Αν το πρωτότυπο περιέχει διαφορετική γραφή, η διαφορά παραμένει ορατή και δεν διορθώνεται με υπόθεση. Ο μεταφραστής αποδίδει ό,τι αναγράφεται· την απόφαση για το πώς θα χειριστείτε την απόκλιση την παίρνετε εσείς σε συνεννόηση με την αρχή παραλαβής.
Μικρές ενδείξεις με μεγάλη σημασία
Ένα ακρωνύμιο εκδούσας αρχής ή μια χειρόγραφη διόρθωση στο περιθώριο μπορεί να συνδέεται με την ισχύ του εγγράφου. Γι’ αυτό στείλτε εικόνα υψηλής ανάλυσης και αποφύγετε φωτογραφίες με σκιά ή κομμένες άκρες.
Ό,τι δεν διαβάζεται με βεβαιότητα πρέπει να δηλωθεί ως αμφιβολία και όχι να συμπληρωθεί με εικασία. Οδηγίες για καθαρές σαρώσεις θα βρείτε στο άρθρο πώς να στείλετε έγγραφα για μετάφραση.
Επιβεβαιώστε τη χρήση
Για κατάθεση στο εξωτερικό ή στην Ελλάδα, ρωτήστε τον παραλήπτη για τις τυπικές απαιτήσεις: γλώσσα, μορφή μετάφρασης, πρωτότυπο ή επικυρωμένο αντίγραφο. Η μετάφραση και τυχόν άλλες διαδικασίες πάνω στο πρωτότυπο είναι χωριστά ζητήματα. Τι αξίζει να ρωτήσετε εξηγούμε αναλυτικά στο άρθρο για την επίσημη μετάφραση για δημόσια αρχή.
Μεταξύ κρατών μελών της ΕΕ, έγγραφα που βεβαιώνουν γέννηση, γάμο, θάνατο ή οικογενειακή κατάσταση γίνονται δεκτά χωρίς επισημείωση βάσει του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/1191. Για πολλά από αυτά μπορείτε να ζητήσετε από την εκδούσα αρχή πολύγλωσσο τυποποιημένο έντυπο ↗, το οποίο συνοδεύει το έγγραφο αντί για μετάφραση· κατ’ εξαίρεση, η αρχή παραλαβής μπορεί να ζητήσει επικυρωμένη μετάφραση.
Για χώρες εκτός ΕΕ, συχνά απαιτείται η επισημείωση (Apostille) της Σύμβασης της Χάγης του 1961, την οποία εκδίδει η αρμόδια αρχή της χώρας έκδοσης. Αν η χώρα προορισμού είναι συμβαλλόμενο μέρος, μπορείτε να το ελέγξετε στον πίνακα κατάστασης της HCCH ↗. Περισσότερα στον οδηγό μας για την επίσημη μετάφραση και την Apostille.
Πρακτικά βήματα
- Στείλτε όλες τις όψεις. Μαζί με την πίσω όψη, τις σφραγίδες και τις σημειώσεις στο περιθώριο.
- Δώστε την τεκμηριωμένη γραφή ονομάτων. Επισυνάψτε σελίδα διαβατηρίου ή προηγούμενη μετάφραση, αν υπάρχει.
- Ρωτήστε την αρχή παραλαβής. Επιβεβαιώστε τον τύπο εγγράφου, τη γλώσσα και τη μορφή μετάφρασης.
- Ελέγξτε αν υπάρχει πολύγλωσσο έντυπο. Για χρήση εντός ΕΕ, ίσως δεν χρειάζεστε μετάφραση.
- Διευκρινίστε την επισημείωση. Μάθετε αν απαιτείται Apostille και σε ποιο στάδιο.
Η OMADA συντονίζει επίσημες μεταφράσεις εγγράφων από και προς τα ελληνικά, με προσοχή στις απαιτήσεις κάθε αρχής παραλαβής.
Περισσότερες πηγές: Your Europe, Αποδοχή των δημόσιων εγγράφων σας στην ΕΕ ↗· HCCH, Apostille Section ↗ και πίνακας συμβαλλόμενων μερών της Σύμβασης του 1961 ↗. Τις τυπικές απαιτήσεις κάθε διαδικασίας τις επιβεβαιώνει η αρχή παραλαβής.