Πολλά έγγραφα προς μετάφραση περιέχουν προσωπικές ή επαγγελματικά ευαίσθητες πληροφορίες: πιστοποιητικά, ιατρικά αποτελέσματα, συμβάσεις, δικογραφίες. Η σωστή διαχείρισή τους ξεκινά πριν από τη μεταφόρτωση και συνεχίζεται στη διαβίβαση, στη συνεργασία και στην παράδοση. Λίγες πρακτικές κινήσεις μειώνουν σημαντικά τον κίνδυνο.
Το πλαίσιο: GDPR και εποπτική αρχή
Ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων (GDPR) εφαρμόζεται στην επεξεργασία προσωπικών δεδομένων, άρα και σε έγγραφα που αποστέλλονται για μετάφραση. Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή εξηγεί τις βασικές έννοιες και αρχές του GDPR ↗, όπως η ελαχιστοποίηση των δεδομένων και η ασφάλεια της επεξεργασίας.
Στην πράξη, ελαχιστοποίηση σημαίνει ότι διαβιβάζονται μόνο τα δεδομένα που είναι απαραίτητα για τον σκοπό. Στη μετάφραση, ο σκοπός είναι συνήθως σαφής: το έγγραφο που πρέπει να αποδοθεί και τίποτα περισσότερο.
Στην Ελλάδα, εποπτική αρχή είναι η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα ↗. Το άρθρο δίνει πρακτικές οδηγίες και δεν αποτελεί νομική συμβουλή για τη δική σας περίπτωση.
Στείλτε όσα χρειάζονται
Ελέγξτε ότι έχετε δικαίωμα διαβίβασης και ότι το αρχείο είναι το σωστό. Μη συμπεριλάβετε άσχετα έγγραφα ή στοιχεία σε ένα αίτημα απλής κοστολόγησης.
Για ακριβή προσφορά ίσως χρειαστεί ολόκληρο το έγγραφο, αλλά αυτό μπορεί να συμφωνηθεί. Ο οδηγός μας Πώς να στείλετε έγγραφα για μετάφραση εξηγεί ποιες πληροφορίες αρκούν για το πρώτο βήμα.
Αν κάποια στοιχεία δεν χρειάζονται για τον σκοπό της μετάφρασης, ρωτήστε αν μπορούν να αφαιρεθούν ή να καλυφθούν. Στις επίσημες μεταφράσεις αυτό συνήθως δεν είναι εφικτό, γιατί η μετάφραση πρέπει να αντιστοιχεί πλήρως στο πρωτότυπο.
Χρησιμοποιήστε κατάλληλο κανάλι
Βεβαιωθείτε ότι ο ιστότοπος στον οποίο ανεβάζετε αρχεία χρησιμοποιεί HTTPS. Για πολύ ευαίσθητο υλικό, ζητήστε από πριν να συμφωνηθεί ο τρόπος ασφαλούς διαβίβασης. Η κρυπτογράφηση των αρχείων προσθέτει ένα ακόμη επίπεδο προστασίας.
Ο αποδέκτης πρέπει να γνωρίζει ποια αρχεία παραλαμβάνει και για ποιον σκοπό. Αποφύγετε την αποστολή σε πολλούς παραλήπτες ή σε προσωπικές διευθύνσεις, όταν υπάρχει συμφωνημένο εταιρικό κανάλι.
Αν τα αρχεία προστατεύονται με κωδικό, στείλτε τον κωδικό από διαφορετικό κανάλι, για παράδειγμα τηλεφωνικά. Ελέγξτε επίσης ότι ένας σύνδεσμος κοινής χρήσης δεν είναι ανοιχτός σε οποιονδήποτε τον αποκτήσει.
Ορίστε χειρισμό και διάρκεια
Ρωτήστε για πρόσβαση, υποεργολάβους και διατήρηση των αρχείων όπου αυτό απαιτείται από τη συνεργασία. Ρωτήστε επίσης αν θα χρησιμοποιηθούν εργαλεία ΤΝ και υπό ποιους όρους· δείτε σχετικά το άρθρο μας για τη μετεπεξεργασία της ΤΝ.
Κατά τον GDPR, ο υπεύθυνος επεξεργασίας συνεργάζεται μόνο με εκτελούντες την επεξεργασία που παρέχουν επαρκείς εγγυήσεις. Οι όροι της επεξεργασίας αποτυπώνονται σε σύμβαση ή άλλη νομική πράξη.
Το τελικό έγγραφο πρέπει να παραδοθεί μόνο στα εξουσιοδοτημένα πρόσωπα. Η πολιτική απορρήτου του ιστότοπού μας εξηγεί τον χειρισμό της online φόρμας, ενώ η σελίδα ποιότητας περιγράφει τις ευθύνες σε κάθε στάδιο.
Για ιδιαίτερα ευαίσθητους φακέλους
Αν τα αρχεία περιλαμβάνουν μεγάλο όγκο δεδομένων υγείας, δικογραφία ή εμπιστευτικές εταιρικές πληροφορίες, επικοινωνήστε πρώτα για τον κατάλληλο τρόπο μεταφοράς και τις αναγκαίες δεσμεύσεις. Τα δεδομένα υγείας ανήκουν στις ειδικές κατηγορίες δεδομένων του GDPR και απαιτούν αυξημένη προσοχή. Ορίστε επίσης ένα πρόσωπο επικοινωνίας από κάθε πλευρά για ερωτήματα σχετικά με τα αρχεία.
Η ευκολία μιας γενικής φόρμας δεν πρέπει να παρακάμπτει τις συγκεκριμένες απαιτήσεις της συνεργασίας σας. Για τα ιατρικά έγγραφα, δείτε και τον οδηγό μας για τις ιατρικές μεταφράσεις. Μετά την παράδοση, αφαιρέστε από κοινόχρηστους φακέλους ό,τι δεν χρειάζεται πλέον.
Λίστα ελέγχου ασφαλούς αποστολής
- Ελέγξτε δικαίωμα διαβίβασης και αναγκαιότητα. Στείλτε μόνο ό,τι χρειάζεται για τον σκοπό.
- Χρησιμοποιήστε HTTPS και συμφωνημένο ασφαλές κανάλι. Ιδίως για ευαίσθητο υλικό ή μεγάλους φακέλους εγγράφων.
- Ρωτήστε για πρόσβαση και υποεργολάβους. Ποιος θα δει τα αρχεία και σε ποιο στάδιο;
- Ρωτήστε για εργαλεία ΤΝ. Θα εισαχθούν τα αρχεία σε τέτοια εργαλεία και με ποιους όρους;
- Ορίστε παραλήπτες και διάρκεια διατήρησης. Και τι γίνεται με τα αρχεία μετά την παράδοση.
Περισσότερες πηγές: Ευρωπαϊκή Επιτροπή: Data protection ↗ · Ευρωπαϊκή Επιτροπή: Data protection explained ↗ · Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα ↗