Μια εταιρική συμφωνία περιλαμβάνει συχνά επαναλαμβανόμενους όρους, διαφορετικές εκδόσεις και παραρτήματα. Το ίδιο ισχύει για καταστατικά, πρακτικά, πληρεξούσια και πολιτικές. Η μετάφραση χρειάζεται ελεγχόμενη ορολογία και πλήρη απογραφή του υλικού πριν ξεκινήσει.
Ορίστε την έκδοση εργασίας
Επιβεβαιώστε ποιο αρχείο είναι το τελικό προς μετάφραση. Παραρτήματα, πίνακες, όροι χρήσης και τυχόν αλλαγές σε παρακολούθηση αναθεωρήσεων μπορεί να αποτελούν μέρος του έργου.
Μια καθαρή έκδοση διευκολύνει την κοστολόγηση και μειώνει τον κίνδυνο να μεταφραστεί διατύπωση που έχει ήδη απορριφθεί. Αν το κείμενο αλλάζει ακόμη, συμφωνήστε πώς θα ενσωματώνονται οι νέες εκδόσεις, ώστε να μεταφράζονται μόνο οι αλλαγές.
Οι συμβάσεις περιέχουν συχνά εμπιστευτικές εμπορικές πληροφορίες, όπως τιμές, όρους αποκλειστικότητας ή στοιχεία συναλλασσομένων. Συμφωνήστε από την αρχή τον τρόπο αποστολής των αρχείων και τα πρόσωπα που θα έχουν πρόσβαση, όπως περιγράφουμε στο άρθρο για τα ευαίσθητα δεδομένα σε έγγραφα προς μετάφραση.
Κρατήστε τους ορισμούς σταθερούς
Οι κεφαλαιοποιημένοι συμβατικοί όροι πρέπει να αποδίδονται με τρόπο που παραμένει συνεπής σε όλο το κείμενο. Αν ο «Πάροχος» γίνει σε άλλο άρθρο «Προμηθευτής», ο αναγνώστης μπορεί εύλογα να αναρωτηθεί αν πρόκειται για διαφορετικό μέρος.
Προηγούμενες εγκεκριμένες συμβάσεις και εταιρική ορολογία είναι χρήσιμες αναφορές, αλλά χρειάζονται έλεγχο στο νέο πλαίσιο. Με διαχείριση ορολογίας, οι εγκεκριμένοι όροι καταγράφονται και επαναχρησιμοποιούνται σε κάθε νέο έγγραφο. Για όρους του ενωσιακού δικαίου, η βάση IATE ↗ δίνει τις αναγνωρισμένες αποδόσεις στις επίσημες γλώσσες της ΕΕ.
Εταιρικά έγγραφα για αρχές και τρίτους
Καταστατικά, πιστοποιητικά μητρώου, πρακτικά γενικών συνελεύσεων και πληρεξούσια συχνά κατατίθενται σε τράπεζες, δημόσιες υπηρεσίες ή συνεργάτες στο εξωτερικό. Για ελληνικές εταιρείες, τα στοιχεία αυτά τηρούνται στο Γενικό Εμπορικό Μητρώο (Γ.Ε.ΜΗ.) ↗, από το οποίο εκδίδονται και τα σχετικά πιστοποιητικά.
Όταν το έγγραφο προορίζεται για κατάθεση, ρωτήστε πρώτα την αρχή παραλαβής αν χρειάζεται επίσημη μετάφραση ή επισημείωση (Apostille) στο πρωτότυπο. Αυτά είναι χωριστά βήματα από τη γλωσσική εργασία, όπως εξηγούμε στο άρθρο για την επίσημη μετάφραση για δημόσια αρχή.
Πολλαπλές χρήσεις της ίδιας σύμβασης
Το κείμενο μπορεί να προορίζεται για ενημέρωση της διοίκησης, για διαπραγμάτευση ή για επίσημη υπογραφή. Η χρήση επηρεάζει τη μορφή και τις ανάγκες ελέγχου: μια μετάφραση ενημέρωσης δεν χρειάζεται πάντα την ίδια ροή με ένα δίγλωσσο κείμενο προς υπογραφή.
Αν προβλέπεται δίγλωσση εκτέλεση, προσδιορίστε με τους νομικούς σας συμβούλους ποια έκδοση υπερισχύει και ποιος θα εγκρίνει τους ορισμούς. Η απόφαση αυτή είναι νομική, όχι γλωσσική, και καλό είναι να ληφθεί πριν από τη μετάφραση.
Για δίγλωσσο κείμενο, αποφασίστε επίσης τη διάταξη: δύο στήλες στην ίδια σελίδα ή διαδοχικές ενότητες ανά γλώσσα. Η παράθεση σε στήλες διευκολύνει την αντιπαραβολή άρθρο προς άρθρο, αλλά επηρεάζει τη σελιδοποίηση και πρέπει να σχεδιαστεί από νωρίς.
Κάντε τελική αντιπαραβολή
Άρθρα, αρίθμηση, παραπομπές μεταξύ όρων και ποσά ελέγχονται μετά τη μορφοποίηση, γιατί η σελιδοποίηση μπορεί να μετακινήσει αριθμούς ή να αλλάξει αυτόματες παραπομπές. Στη ροή μας κατά ISO 17100, η αναθεώρηση από δεύτερο γλωσσολόγο προηγείται της παράδοσης.
Στον τελικό έλεγχο αξίζει να επιβεβαιωθούν και τα στοιχεία που επαναλαμβάνονται σε πολλά σημεία: επωνυμίες και έδρες των μερών, ημερομηνίες έναρξης και λήξης, ποσά σε αριθμούς και ολογράφως. Μια απόκλιση ανάμεσα στο ποσό σε αριθμούς και στο ποσό ολογράφως πρέπει να επισημανθεί, όχι να διορθωθεί σιωπηρά.
Η γλωσσική εργασία δεν αντικαθιστά τον νομικό έλεγχο που μπορεί να χρειάζεται η σύμβαση για τη συγκεκριμένη συναλλαγή.
Πρακτικά βήματα
- Δώστε την τελική έκδοση. Μαζί με όλα τα παραρτήματα, τους πίνακες και τους όρους χρήσης.
- Μοιραστείτε εγκεκριμένους εταιρικούς όρους. Γλωσσάρια, προηγούμενες συμβάσεις, ορολογία ομίλου.
- Δηλώστε τη χρήση. Ενημέρωση, διαπραγμάτευση, υπογραφή ή κατάθεση σε αρχή.
- Ορίστε ποιος εγκρίνει. Ορισμούς, υπερισχύουσα έκδοση και τελικό κείμενο.
- Ελέγξτε τη μορφοποιημένη τελική έκδοση. Αρίθμηση, παραπομπές και ποσά μετά τη σελιδοποίηση.
Δείτε επίσης πώς υποστηρίζουμε τις εταιρικές ομάδες στη συνεπή πολυγλωσσική τεκμηρίωση.
Περισσότερες πηγές: IATE – διοργανική βάση ορολογίας της ΕΕ ↗· Γενικό Εμπορικό Μητρώο (Γ.Ε.ΜΗ.) ↗. Το άρθρο δεν αποτελεί νομική συμβουλή για συγκεκριμένη συναλλαγή.